المقدمة
بيئة مكتبية منظمة جيدا تعزز الإنتاجية وتقلل من الاضطرابات التشغيلية. توفر هذه الدورة للمشاركين المهارات اللازمة لإنشاء أنظمة ملفات فعالة والحفاظ على مساحات عمل منظمة. سيستكشف المتعلمون طرق التصنيف، وحلول التخزين، وتدفق التوثيق. يركز التدريب على الاتساق، وسهولة الوصول، وتحسين كفاءة المكاتب.
أهداف الدورة
- بناء أنظمة فعالة للتقديم والتنظيم.
- حسن سهولة الوصول إلى المستندات واسترجاعه.
- عزز تقنيات التنظيم المادي والرقمي.
- تعلم أنظمة التصنيف والتصنيف المختلفة.
- عزز كفاءة سير العمل في المكتب.
الفئة المستهدفة
- طاقم إداري وسكرتاري.
- موظفو المكتب يتعاملون مع الوثائق.
- مساعدو إدارة السجلات.
- موظفو مكتب جدد.
- أي شخص يحتاج إلى مهارات تنظيمية أفضل.
المنهاج
- 5 أقسام
- 0 درس
- 5 أيام
توسيع كل الأقسامطيّ كل الأقسام
- اليوم الأول: مبادئ تنظيم المكتب0 Items• فهم تخطيط المكتب وسير العمل.• تقييم احتياجات المنظمة.• تحسين المساحة.• تقنيات التخلص من الفوضى.• رسم خريطة تدفق الوثائق.
- اليوم الثاني: طرق وأنظمة التقديم0 Items• الأنظمة الأبجدية.• الأنظمة العددية.• أنظمة قائمة على الموضوع.• التصنيف والفهرسة.• تقديم أفضل الممارسات.
- اليوم الثالث: التنظيم الرقمي0 Items• مجلدات رقمية وقواعد التسمية.• إدارة الأقراص المشتركة.• تنظيم التخزين السحابي.• أساسيات التحكم في الإصدارات.• النسخ الاحتياطية وحماية البيانات.
- اليوم الرابع: استرجاع الوثائق وإدارة الأرشيف0 Items• أنظمة الاسترجاع.• تخطيط الأرشيف والاحتفاظ به.• معايير التصنيف.• تتبع الملفات الفيزيائية.• التعامل مع السجلات السرية.
- اليوم الخامس: التنفيذ والتحسين0 Items• إنشاء خطة تنظيم مكتبك.• تدقيق أنظمة التقديم.• تحسين النظام على المدى الطويل.• أدوات للتنظيم.• الورشة النهائية.
Instructor
Lessons:
